Благотворительный концерт
Благотворительный концерт в поддержку веганских, зоозащитных, экологических инициатив можно объединять с веган маркетом / фестивалем или провести его отдельно. Самые логичные площадки для концертов – те, на которых они и так проходят – клубы, концертные залы. Они могут быть загружены, дорого стоять и трудны в переговорах, но в то же время уже заранее оборудованы всем необходимым и удобны для проведения концертов, знакомы музыкант:кам.
Площадкой также может стать парк, университет, общественное пространство, культурный центр и даже книжный магазин – все же видели Tiny Desk Concerts? Неожиданные локации – например, пляж, кладбище кораблей, застраиваемая площадка, знаковое место в городе – могут привлечь больше аудитории. Например, вечеринки cercle проходят в необычных специально подобранных локациях по всему миру.
А можно взять на себя организацию концерта на фестивале, где проходит что-то не-концертное – лекции, мастер-классы и информационные площадки. Часто таким фестивалям не хватает музыкальной программы, и вы можете снять с них головную боль, взяв на себя эту часть.
Кстати, благотворительный онлайн концерт тоже можно организовать очень интересно – вот посмотрите на эту пару, которые играют диджейский сет и готовят одновременно. Как насчёт играть музыку и готовить веганскую еду?
Как это сделать?
- Соберите команду организатор:ок, подумайте над концепцией события, распределите роли. Определите критические зоны ответственности.
Скорее всего, вам нужно, чтобы кто-то из вас взял на себя вопросы:
общения с музыкант:ками, а также в целом их комфорта, логистики;
поиска необходимого оборудования, освещения, сцены, мебели, техники и их логистики;
вопросы монтажа, демонтажа, настройки звука и света;
планирования пространства – если нужны гримёрки, раздевалки, зона автографов, продажи мерча и т.д. – а также дизайн пространства, идентификаторы и фотозоны;
продвижение, общение с инфлюенсер:ками, блогер:ками, съемки промо-видео и т.д.;
продажи билетов, а также юридические вопросы, договоры, согласования;
формирование расписания;
набор и работа волонтёр:ок, фотограф:инь и видеограф:инь, работа велком-зоны и гардероба.
Некоторые роли можно совмещать, но постарайтесь сделать так, чтобы на одном человеке не лежало слишком много задач и ответственности, чтобы ничего не запало;
- Решите, насколько масштабное событие вы хотите организовать — это поможет определиться с размером площадки, а также прикинуть, сколько времени вам понадобится на организацию. Чем раньше вы начнёте готовиться, тем лучше всё удастся продумать. Хорошо закладывать на организацию концерта не меньше полутора месяцев;
- Договоритесь с пространством;
- В зависимости от сезона, погодных условий можно сделать концерт в помещении или на улице, но тогда вам надо будет дополнительно думать о шатрах и, возможно, также о газовых уличных обогревателях, биотуалетах, доступе к электричеству (генераторах, бензине, уличных удлинителях), сохранности оборудования и вещей гостей, а также о том, как вы будете действовать в случае дождя.
- Не забудьте сразу уточнить у площадки все технические моменты, чтобы не было недоразумений:
имеющаяся мебель и оборудование,
мощность электросети,
время заезда и выезда,
наличие санузлов,
горячей и холодной воды,
отопления,
ограничения по громкости звука,
возможность использования фасада здания для вывесок на день мероприятия,
особенности парковки, подъезда ко входу и разгрузки,
возможности использовать разные помещения внутри,
работа гардероба.
- Внимательно посчитайте бюджет и добавьте 10-20% на непредвиденные расходы.
- Определиться с ценовой политикой поможет общение с организатор:ками других концертов в вашем городе и других городах, подобных по размеру. Кстати, многие организатор:ки с радостью поделятся знаниями, опытом и подводными камнями по работе с конкретными музыкан:ками и площадками, а также могут поделиться необходимым оборудованием, мебелью, контактами или стать частью вашей команды;
- Есть ли время, ресурс и идеи, кого пригласить в качестве партнёр:ок-спонсор:ок? Например, крупный бизнес может поставить тематическую брендированную фотозону или интерактивную зону, тем самым вы закроете одну из задач по оформлению, а за размещение возьмёте с них спонсорский взнос. Но работа с такими партнёр:ками требует времени, убедительности, внятной презентации и вообще может не случиться при организации вашего первого маркета;
- Найдите ведущ:ую концерта, фотограф:иню и видеограф:иню, волонтёр:ок;
- Подумайте про дизайн сцены. Если есть возможность транслировать видео, изображения на экране, будете ли вы это делать, и что будете транслировать?
- Занимайтесь продвижением. На это важно также заложить достаточно времени и ресурсов: напишите и отправьте пресс-релиз, запустите таргет, пишите посты в социальных сетях, просите о постах всех участни:ц и партнёр:ок, разместите на городских площадках и на площадках участни:ц афиши. В зависимости от концепции и ожидаемой аудитории вы можете также сделать рилсы, рамки для фото в соцсетях, розыгрыши бесплатных билетов и подарков от партнёр:ок, договориться о постах с инфлюенсер:ками и блогер:ками, сделать личные видеоприглашения от организатор:ок и музыкант:ок;
- Узнайте про необходимость согласования мероприятия с городской администрацией, другими органами и примите решение, как это правильнее будет сделать в вашем случае;
- Напишите тайминг самого мероприятия и кто за что отвечает в этом процессе, чтобы всё шло по плану: во сколько должен начаться монтаж и демонтаж, во сколько всё нужное должно приехать на площадку, во сколько и когда проходит санудчек, во сколько музыкант:ки должны быть на площадке, во сколько приходят первые гости;
- Главное, получайте удовольствие – концерт никогда не проходит полностью идеально и всегда нужно немного импровизировать!
- Поблагодарите команду, площадку, всех музыкант:ок и соберите обратную связь, чтобы стать лучше. Заскриньте отзывы и сложите их в папку с фото события – они пригодятся вам при организации следующих классных концертов.
Сколько это стоит?
О чём-то из списка можно договориться на некоммерческой основе или бартере, поэтому мы не предлагаем вам точный бюджет, но нужно учесть следующие возможные расходы:
Райдер и гонорар для музыкант:ок, диджее:к
Транспортные расходы (транспортировка мебели, оборудования)
Гонорар фотограф:ине (съёмка мероприятия и пригласительных видео)
Гонорар видеограф:ине
Гонорар ведуще:й концерта
Гонорар декоратор:ке
Гонорар сотрудни:це гардероба
Оплата работы охраны на мероприятии
Если понадобится – также аренда фанбарьеров, рамок металлоискателя
Аренда пространства
Аренда необходимой техники, мебели, шатров, микрофонов, сцены, генераторов, удлинителей, биотуалетов – окончательный список зависит от особенностей вашей площадки, идей по дизайну
Дизайн афиши, бейджей, благодарственных писем, картинок для соцсетей,
Изготовление афиш, бейджей, благодарственных писем, идентификации для площадки (указателей, флагов, баннеров)
Продвижение в соцсетях (SMM, таргет, публикации у блогер:ок), разнос афиш, идентификация площадки
Работа техник:ессы, электрик:ессы, звуковик:иня в дни мероприятия
Мерч для волонтёр:ок и организатор:ок, чтобы их хорошо было видно на площадке