Эко веган маркет
Несколько сотен квадратных метров самой вкусной, полезной и настоящей веганской еды, экологичные товары, лекции и мастер-классы, детская зона, фотозоны, музыка, танцы, и, конечно же, любовь к животным – что может быть лучше большого эко веган маркета!
Как это сделать?
1. Соберите команду организатор_ок, подумайте над концепцией события, распределите роли. Определите критические зоны ответственности.
В команде вам понадобится:
т:а, котор:ая будет отвечать за общение с бизнесами;
т:а, кто будет заниматься программой лекций, мастер-классов, кинопоказов, если они планируются;
т:а, кто организует детскую зону и детские мастер-классы (возможность прийти с ребёнком увеличивает количество посетитель:ниц в целом, не стоит этим пренебрегать);
т:а, кто организует планирование пространства;
т:а, кто займётся вопросами дизайна пространства и фотозонами;
т:а, кто организует концертную программу и будет общаться с музыкант:ками, если вы хотите их пригласить;
т:а, кто будет отвечать за общение с площадкой маркета и проверяющими органами, заниматься согласованиями, если вы будете их делать;
т:а, кто будет организовывать логистику мебели, оборудования;
т:а, кто займётся вопросами продвижения;
т:а, кто организует работу волонтёр:ок, фотограф:инь и видеограф:инь, работу велком-зоны и гардероба.
Некоторые роли можно совмещать, но постарайтесь сделать так, чтобы на одном человеке не лежало слишком много задач и ответственности, чтобы ничего не запало;
Решите, насколько масштабное событие вы хотите организовать — это поможет определиться с размером площадки, а также прикинуть, сколько времени вам понадобится на организацию. Чем раньше вы начнёте готовиться, тем лучше всё удастся продумать. Хорошо закладывать на организацию маркета не меньше полутора месяцев;
2. Определите желаемые даты и длительность маркета. Двухдневный маркет выходного дня комфортнее для посещения, ведь людям не нужно будет запоминать, в какой именно день к вам идти, и он может вместить больше разнообразных событий. Но он также больше выматывает команду и может быть неудобным для участия бизнесов, которым понадобится оборудование и персонал на два дня — в таком случае обеспечьте возможность гибкого участия;
3. Пространства для маркета можно искать в культурных и IT кластерах и институциях, арт и общественных пространствах и музеях современного искусства, и даже у независимых депутат:ок. А можно посмотреть рынок аренды на авито и связаться с подходящими по размеру помещениями и предложить им сдать свою площадь в аренду на пару дней.
4. В зависимости от сезона, погодных условий можно сделать часть или все площадки уличными, но тогда вам надо будет дополнительно думать о шатрах и, возможно, также о газовых уличных обогревателях, биотуалетах, доступе к электричеству (генераторах, бензине, уличных удлинителях), сохранности оборудования и товара между днями маркета, а также о том, как вы будете действовать в случае дождя.
5. Не забудьте сразу уточнить у площадки все технические моменты, чтобы не было недоразумений:
- имеющаяся мебель и оборудование,
- мощность электросети,
- возможность готовить на площадке и использовать сильно пахнущие продукты (например, фритюр),
- время заезда и выезда,
- мощность освещения и возможность его усилить,
- возможность самостоятельно планировать размещение участни:ц и их стендов в помещении,
- наличие санузлов,
- горячей и холодной воды,
- отопления,
- ограничения по громкости звука,
- возможность использования фасада здания для вывесок на день мероприятия,
- особенности парковки, подъезда ко входу и разгрузки.
Этот список может показаться чрезмерным, но вы не пожалеете, если заранее узнаете, что в каком-то зале нельзя располагать участни:ц из бизнесов вдоль стен из-за экспонируемой на площадке выставки или что вам не планируют открывать шлагбаум для заезда на территорию;
6. После того, как вы выбрали пространство, нарисуйте план вашего маркета. Определите, сколько максимум бизнесов смогут разместиться, какого размера будет каждый стенд, для какого количества зон и активностей параллельно у вас достаточно пространства;
7. Внимательно посчитайте бюджет и добавьте 10-20% на непредвиденные расходы. Вам нужно заранее решить, кто отвечает за мебель (столы, стулья, шатры) для участвующих бизнесов и их оформление. Требование самостоятельно обеспечить свою площадку мебелью для бизнеса снизит ваши затраты на организацию, но может отпугнуть кого-то и может быть критичным, если у вас не так много потенциальных участни:ц.
8. Определиться с ценовой политикой поможет общение с организатор:ками других маркетов в вашем городе и других городах, подобных по размеру. Кстати, многие организатор:ки с радостью поделятся знаниями, опытом и подводными камнями по работе с конкретными площадками и бизнесами, а также могут поделиться необходимым оборудованием, мебелью, контактами или стать частью вашей команды;
9. Решите, сколько будет стоить участие разных типов бизнесов – точки питания, точки с товарами, крупного сетевого участника и мелкого крафтового бизнеса? Как будет определяться стоимость участия в мастер-классах, будет ли платным вход для гостей?
10. Есть ли время, ресурс и идеи, кого пригласить в качестве партнёр:ок-спонсор:ок? Например, крупный бизнес может поставить тематическую брендированную фотозону или интерактивную зону, тем самым вы закроете одну из задач по оформлению, а за размещение возьмёте с них спонсорский взнос. Но работа с такими партнёр:ками требует времени, убедительности, внятной презентации и вообще может не случиться при организации вашего первого маркета;
11. Найдите ведущ:ую маркета, фотограф:иню и видеограф:иню, волонтёр:ок;
12. Посмотрите референсы по оформлению пространства на pinterest, передайте их команде, занимающейся декором;
13. Откройте форму регистрации для бизнес-участни:ц, а также составьте список подходящих участни:ц. Пропишите все условия участия насколько возможно подробно и лично разошлите приглашения – не забудьте достаточно внятно описать условия, касающиеся приготовления и продажи на маркете блюд/товаров без использования продуктов животного происхождения (мяса, рыбы, молочных продуктов, мёда и производных). Процесс общения, ответов на вопросы участни:ц – трудоёмкий и требует достаточно времени;
14. Занимайтесь продвижением. На это важно также заложить достаточно времени и ресурсов: напишите и отправьте пресс-релиз, запустите таргет, пишите посты в социальных сетях, просите о постах всех участни:ц и партнёр:ок, разместите на городских площадках и на площадках участни:ц афиши. В зависимости от концепции и ожидаемой аудитории маркета вы можете также сделать рилсы, рамки для фото в соцсетях, розыгрыши бесплатных билетов и подарков от партнёр:ок, договориться о постах с инфлюенсер:ками и блогер:ками, сделать личные видеоприглашения от организатор:ок и участни:ц;
15. Организуйте закупку и доставку всего необходимого;
16. Узнайте про необходимость согласования мероприятия с городской администрацией, Роспотребнадзором и примите решение, как это правильнее будет сделать в вашем случае – посоветуйтесь с юрист:ками и организатор:ками других маркетов. Здесь несколько мнений и позиций могут быть полезнее, чем одна единственная;
17. Напишите тайминг самого мероприятия и кто за что отвечает в этом процессе, чтобы всё шло по плану: во сколько должен начаться монтаж и демонтаж, во сколько всё нужное должно приехать на площадку, во сколько и когда заезжают участни:цы маркета, во сколько приходят первые гости;
18. Главное, получайте удовольствие – маркет никогда не проходит полностью идеально и всегда нужно немного импровизировать!
19. Поблагодарите команду, площадку, всех участни:ц и соберите обратную связь, чтобы стать лучше. Заскриньте отзывы и сложите их в папку с фото события – они пригодятся вам при организации следующих классных маркетов.
Сколько это стоит?
О чём-то из списка можно договориться на некоммерческой основе или бартере, поэтому мы не предлагаем вам точный бюджет, но нужно учесть следующие возможные расходы:
Транспортные расходы (транспортировка мебели, оборудования)
Гонорар фотограф:ине (съёмка мероприятия и пригласительных видео)
Гонорар видеограф:ине
Гонорар ведуще:й маркета
Гонорар декоратор:ке
Гонорар сотрудни:це гардероба
Оплата работы охраны на мероприятии
Если понадобится – также аренда фанбарьеров, рамок металлоискателя
Аренда пространства маркета
Аренда необходимой техники, мебели, шатров, микрофонов, сцены, генераторов, удлинителей, биотуалетов – окончательный список зависит от особенностей вашей площадки, идей по дизайну
Дизайн афиши, бейджей, благодарственных писем, картинок для соцсетей
Изготовление афиш, бейджей, благодарственных писем, идентификации для площадки (указателей, флагов, баннеров)
Продвижение в соцсетях (SMM, таргет, публикации у блогер:ок), разнос афиш, идентификация площадки
Работа техник:ессы, электрик:ессы, звуковик:иня в дни мероприятия
Райдер и гонорар для музыкант:ок, диджее:к
Мерч для волонтёр:ок и организатор:ок, чтобы их хорошо было видно на площадке