Практика

Эко веган маркет

Несколько сотен квадратных метров самой вкусной, полезной и настоящей веганской еды, экологичные товары, лекции и мастер-классы, детская зона, фотозоны, музыка, танцы, и, конечно же, любовь к животным – что может быть лучше большого эко веган маркета!

 

Как это сделать?

1. Соберите команду организатор_ок, подумайте над концепцией события, распределите роли. Определите критические зоны ответственности.

В команде вам понадобится: 

  • т:а, котор:ая будет отвечать за общение с бизнесами;

  • т:а, кто будет заниматься программой лекций, мастер-классов, кинопоказов, если они планируются;

  • т:а, кто организует детскую зону и детские мастер-классы (возможность прийти с ребёнком увеличивает количество посетитель:ниц в целом, не стоит этим пренебрегать);

  • т:а, кто организует планирование пространства;

  • т:а, кто займётся вопросами дизайна пространства и фотозонами;

  • т:а, кто организует концертную программу и будет общаться с музыкант:ками, если вы хотите их пригласить;

  • т:а, кто будет отвечать за общение с площадкой маркета и проверяющими органами, заниматься согласованиями, если вы будете их делать;

  • т:а, кто будет организовывать логистику мебели, оборудования;

  • т:а, кто займётся вопросами продвижения;

  • т:а, кто организует работу волонтёр:ок, фотограф:инь и видеограф:инь, работу велком-зоны и гардероба.

Некоторые роли можно совмещать, но постарайтесь сделать так, чтобы на одном человеке не лежало слишком много задач и ответственности, чтобы ничего не запало;

Решите, насколько масштабное событие вы хотите организовать — это поможет определиться с размером площадки, а также прикинуть, сколько времени вам понадобится на организацию. Чем раньше вы начнёте готовиться, тем лучше всё удастся продумать. Хорошо закладывать на организацию маркета не меньше полутора месяцев;

2. Определите желаемые даты и длительность маркета. Двухдневный маркет выходного дня комфортнее для посещения, ведь людям не нужно будет запоминать, в какой именно день к вам идти, и он может вместить больше разнообразных событий. Но он также больше выматывает команду и может быть неудобным для участия бизнесов, которым понадобится оборудование и персонал на два дня — в таком случае обеспечьте возможность гибкого участия;

3. Пространства для маркета можно искать в культурных и IT кластерах и институциях, арт и общественных пространствах и музеях современного искусства, и даже у независимых депутат:ок. А можно посмотреть рынок аренды на авито и связаться с подходящими по размеру помещениями и предложить им сдать свою площадь в аренду на пару дней.

4. В зависимости от сезона, погодных условий можно сделать часть или все площадки уличными, но тогда вам надо будет дополнительно думать о шатрах и, возможно, также о газовых уличных обогревателях, биотуалетах, доступе к электричеству (генераторах, бензине, уличных удлинителях), сохранности оборудования и товара между днями маркета, а также о том, как вы будете действовать в случае дождя. 

5. Не забудьте сразу уточнить у площадки все технические моменты, чтобы не было недоразумений: 

  • имеющаяся мебель и оборудование,
  • мощность электросети, 
  • возможность готовить на площадке и использовать сильно пахнущие продукты (например, фритюр),
  • время заезда и выезда,
  • мощность освещения и возможность его усилить,
  • возможность самостоятельно планировать размещение участни:ц и их стендов в помещении,
  • наличие санузлов,
  • горячей и холодной воды,
  • отопления,
  • ограничения по громкости звука,
  • возможность использования фасада здания для вывесок на день мероприятия,
  • особенности парковки, подъезда ко входу и разгрузки.

 

Этот список может показаться чрезмерным, но вы не пожалеете, если заранее узнаете, что в каком-то зале нельзя располагать участни:ц из бизнесов вдоль стен из-за экспонируемой на площадке выставки или что вам не планируют открывать шлагбаум для заезда на территорию;

 

6. После того, как вы выбрали пространство, нарисуйте план вашего маркета. Определите, сколько максимум бизнесов смогут разместиться, какого размера будет каждый стенд, для какого количества зон и активностей параллельно у вас достаточно пространства;

7. Внимательно посчитайте бюджет и добавьте 10-20% на непредвиденные расходы. Вам нужно заранее решить, кто отвечает за мебель (столы, стулья, шатры) для участвующих бизнесов и их оформление. Требование самостоятельно обеспечить свою площадку мебелью для бизнеса снизит ваши затраты на организацию, но может отпугнуть кого-то и может быть критичным, если у вас не так много потенциальных участни:ц.

8. Определиться с ценовой политикой поможет общение с организатор:ками других маркетов в вашем городе и других городах, подобных по размеру. Кстати, многие организатор:ки с радостью поделятся знаниями, опытом и подводными камнями по работе с конкретными площадками и бизнесами, а также могут поделиться необходимым оборудованием, мебелью, контактами или стать частью вашей команды;

9. Решите, сколько будет стоить участие разных типов бизнесов – точки питания, точки с товарами, крупного сетевого участника и мелкого крафтового бизнеса? Как будет определяться стоимость участия в мастер-классах, будет ли платным вход для гостей?

10. Есть ли время, ресурс и идеи, кого пригласить в качестве партнёр:ок-спонсор:ок? Например, крупный бизнес может поставить тематическую брендированную фотозону или интерактивную зону, тем самым вы закроете одну из задач по оформлению, а за размещение возьмёте с них спонсорский взнос. Но работа с такими партнёр:ками требует времени, убедительности, внятной презентации и вообще может не случиться при организации вашего первого маркета;

11. Найдите ведущ:ую маркета, фотограф:иню и видеограф:иню, волонтёр:ок;

12. Посмотрите референсы по оформлению пространства на pinterest, передайте их команде, занимающейся декором;

13. Откройте форму регистрации для бизнес-участни:ц, а также составьте список подходящих участни:ц. Пропишите все условия участия насколько возможно подробно и лично разошлите приглашения – не забудьте достаточно внятно описать условия, касающиеся приготовления и продажи на маркете блюд/товаров без использования продуктов животного происхождения (мяса, рыбы, молочных продуктов, мёда и производных). Процесс общения, ответов на вопросы участни:ц – трудоёмкий и требует достаточно времени;

14. Занимайтесь продвижением. На это важно также заложить достаточно времени и ресурсов: напишите и отправьте пресс-релиз, запустите таргет, пишите посты в социальных сетях, просите о постах всех участни:ц и партнёр:ок, разместите на городских площадках и на площадках участни:ц афиши. В зависимости от концепции и ожидаемой аудитории маркета вы можете также сделать рилсы, рамки для фото в соцсетях, розыгрыши бесплатных билетов и подарков от партнёр:ок, договориться о постах с инфлюенсер:ками и блогер:ками, сделать личные видеоприглашения от организатор:ок и участни:ц;

15. Организуйте закупку и доставку всего необходимого;

16. Узнайте про необходимость согласования мероприятия с городской администрацией, Роспотребнадзором и примите решение, как это правильнее будет сделать в вашем случае – посоветуйтесь с юрист:ками и организатор:ками других маркетов. Здесь несколько мнений и позиций могут быть полезнее, чем одна единственная;

17. Напишите тайминг самого мероприятия и кто за что отвечает в этом процессе, чтобы всё шло по плану: во сколько должен начаться монтаж и демонтаж, во сколько всё нужное должно приехать на площадку, во сколько и когда заезжают участни:цы маркета, во сколько приходят первые гости;

18. Главное, получайте удовольствие – маркет никогда не проходит полностью идеально и всегда нужно немного импровизировать! 

19. Поблагодарите команду, площадку, всех участни:ц и соберите обратную связь, чтобы стать лучше. Заскриньте отзывы и сложите их в папку с фото события – они пригодятся вам при организации следующих классных маркетов.

 

Сколько это стоит?

О чём-то из списка можно договориться на некоммерческой основе или бартере, поэтому мы не предлагаем вам точный бюджет, но нужно учесть следующие возможные расходы:

  • Транспортные расходы (транспортировка мебели, оборудования)

  • Гонорар фотограф:ине (съёмка мероприятия и пригласительных видео)

  • Гонорар видеограф:ине

  • Гонорар ведуще:й маркета

  • Гонорар декоратор:ке

  • Гонорар сотрудни:це гардероба

  • Оплата работы охраны на мероприятии

  • Если понадобится – также аренда фанбарьеров, рамок металлоискателя

  • Аренда пространства маркета

  • Аренда необходимой техники, мебели, шатров, микрофонов, сцены, генераторов, удлинителей, биотуалетов – окончательный список зависит от особенностей вашей площадки, идей по дизайну

  • Дизайн афиши, бейджей, благодарственных писем, картинок для соцсетей

  • Изготовление афиш, бейджей, благодарственных писем, идентификации для площадки (указателей, флагов, баннеров)

  • Продвижение в соцсетях (SMM, таргет, публикации у блогер:ок), разнос афиш, идентификация площадки

  • Работа техник:ессы, электрик:ессы, звуковик:иня в дни мероприятия

  • Райдер и гонорар для музыкант:ок, диджее:к

  • Мерч для волонтёр:ок и организатор:ок, чтобы их хорошо было видно на площадке

Примеры из прошлого